Research Office

1. Alocarea fondurilor: Nu există nicio garanție că veți primi finanțare completă. Contactați prodecanul cu cercetarea pentru a discuta dacă obiectivele proiectului trebuie ajustate pe baza fondurilor alocate. Puteți încerca, de asemenea, să găsiți finanțare suplimentară.
2. Contractul: Toate proiectele finanțate extern trebuie descrise într-un contract. Managerul de proiect, prodecanul cu cercetarea, economistul de proiect și consilierul legal ar trebui să fie implicați în negocierea contractului – să stabilească contactul din timp.
3. UEFISCDI: proiectele  cu care Unitatea Executivă pentru Finanțarea Învățământului Superior, a Cercetării, Dezvoltării și Inovării trebuie să aibă un contract între UPB și UEFISCDI. În plus, trebuie să existe un acord de cooperare (acordul unui consorțiu) între partenerii proiectului.
4. Termenul limită pentru contract și acorduri: Trimiteți contractul și acordurile înainte de termen. De asemenea, este important să vă informați rețeaua de asistență despre termenele limită.
5. Model pentru contract (Marin Alexandru): Dacă UPB este responsabil pentru contract, utilizați șablonul de contract oferit de UPB. Ofițerul de proiect poate ajuta la formularea contractului. Rețeaua de asistență trebuie să fie implicată în a decide cine semnează contractul.

1. Întâlnire de start  pentru începutul și administrarea proiectului:
   • Cum este organizată raportarea? Cine raportează ce / când?
   • Clarificați responsabilitatea partenerilor (evaluarea riscului)
   • Elaborarea unui program de întâlniri
   • Parcurgeți procedurile pentru înregistrarea programului de lucru (dacă este obligatoriu)
2. Contracte pe termen determinat: proceduri pentru angajare . Angajarea propriilor angajați: UPB poate angaja proprii angajați pentru a efectua task-urile din proiect in baza unui contract de munca.
3. Folosirea fondurilor:
   • Toate părțile din proiect ar trebui să aibă acces la bugetul proiectului și la utilizarea resurselor. Transparența este importantă pentru a evita conflictele când vine vorba de utilizarea resurselor.
   • Urmați reglementările UPB privind achizițiile de echipamente științifice. Dacă aveți întrebări, contactați divizia de achiziții a universității.
   • Prorectorul cu cercetarea și cercetătorii trebuie să poată clarifica utilizarea fondurilor alocate.
   • Contactați economistul de proiect dacă aveți întrebări cu privire la utilizarea fondurilor alocate.
4. Cooperare in cadrul echipei de proiect: ex de programe de cooperate Microsoft Teams.
5. Site web: creați-va un site al proiectului. Contactați responsabilul IT al facultății pentru a va oferi asistenta.

1. Starea proiectului și modificări: Informați și actualizați economistul de proiect despre starea proiectului și modificările aduse proiectului.
2. Urmărirea obligațiilor contractuale: Asigurați-vă că cineva este responsabil pentru urmărirea obligațiilor contractuale și că sunt tratate modificările contractului. Dacă proiectul are o echipa de conducere, reprezentantul UPB din echipa și dumneavoastră, în calitate de director de proiect, trebuie să urmați obligațiile contractuale.
3. Rapoarte de progres: Sursa de finanțare a proiectului poate solicita rapoarte de progres. Liderul de proiect este responsabil de redactarea rapoartelor, dar economistul de proiect poate ajuta.

• Raport final: Scrieți un raport final.
• Dovezi documentare: asigurați-vă că arhivați toate documentele și salvați toate datele relevante.
• Rezultate:
  • Publicați-vă rezultatele și înregistrați-vă publicațiile în platforma de cercetare a universității.

Consultati ghidul de aplicare oferit de finantator

Finanțatorii vor anunța criteriile de aplicare pentru fiecare schemă atunci când este lansată cererea de propuneri, iar anchetatorii principali (IP) ar trebui să acorde o atenție deosebită detaliilor apelului, criteriilor de eligibilitate și evaluare, folosindu-le pentru a construi cererea lor. Aceasta ar trebui să includă verificări pentru a se asigura că instituțiile partenere și co-anchetatorii sunt eligibili pentru schemă.

 

Activitatea propusă trebuie să îndeplinească definiția Frascati a cercetării‌ și să satisfacă testul beneficiului public, adică cercetarea trebuie să fie efectuată în beneficiul publicului și nu numai pentru interesul propriu sau pentru consumul privat sau comercial. Pentru informații suplimentare, consultați Ce contează ca cercetare?

Anchetatorii principali ar trebui să rețină că Colegiul interzice cercetarea finanțată de companiile de tutun sau utilizarea de cercetări sau materiale clasificate. Cercetarea propusă ar trebui, de asemenea, să îndeplinească standardele etice și morale ale Imperiului descrise în Codul de etică, precum și să acorde atenția cuvenită colectării, utilizării și stocării datelor în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).

Trimiterea propunerii dvs. de evaluare inter pares este încurajată puternic, iar multe departamente sau facultăți vor avea propriile lor procese locale de evaluare inter pares pentru a sprijini PI în dezvoltarea unui caz competitiv pentru asistență și aplicații de înaltă calitate.

Cercetarea și orice subproiecte (adică un proiect de cercetare cu un buget discret și obiective științifice în cadrul grantului general, realizat de un alt departament al colegiului) trebuie să aibă resurse adecvate pentru a se asigura că proiectul este capabil să-și obțină rezultatele științifice în termenul propus. În funcție de termenii și condițiile finanțării, investigatorul principal ar trebui să ia în considerare cu atenție următoarele:

Timpul personalului academic – Stabiliți angajamente de timp realiste pentru personalul academic implicat în cercetare, adică anchetatorul principal, coinvestigatorii.
Cercetători, tehnicieni și alți angajați de sprijin – Determinați dacă cercetătorii post-doctorali, tehnicienii sau doctoranzii specifici proiectului trebuie să livreze planul de lucru propus.
Costuri fără personal, inclusiv echipamente și facilități – Includeți orice alte costuri operaționale pentru proiect, cum ar fi consumabile, călătorii și costuri pentru participarea la conferință, dacă este permis; Solicitările de echipament nou trebuie să respecte politicile finanțatorului și, dacă este cazul, pot necesita o contribuție agreabilă a departamentului la costuri; Achizițiile viitoare pot fi supuse Regulamentului privind achizițiile și ofertele colegiului; Echipamentele existente pot fi identificate în directorul facilităților colegiului, dar rețineți că nu toți finanțatorii vor suporta taxele de acces sau de întreținere pentru echipamentele existente.
Spațiu – Luați în considerare cerințele de resurse fizice, cum ar fi spațiul de birou sau de laborator și dacă lucrarea necesită costuri asociate, de ex. tarife de închiriere de camere externe, lucrări de construcții.
Publicație de acces deschis și stocare de date – În cazul în care termenii finanțatorului permit acest lucru, luați în considerare includerea costurilor pentru taxele de acces deschis și, după caz, stocarea de date specializată.
Costuri pentru parteneri și subcontractanți – Proiectele care implică parteneri sau subcontractanți sunt adesea gestionate de instituția principală care va depune finanțatorului o singură cerere comună. Instituția principală trebuie să obțină costuri de la terți la nivelul detaliilor solicitate de finanțator. În cazul în care Imperial este instituția principală, costurile partenerului sau ale subcontractorului ar trebui să fie introduse în sistemul de pre-atribuire și de depunere a finanțatorului de către colegiu utilizând categoriile de costuri corespunzătoare și autorizate corespunzător de către instituția parteneră înainte de depunere
Toate costurile ar trebui justificate în cadrul cazului de sprijin, stabilind o legătură clară între resursele solicitate și rezultatele cercetării.

Indiferent de finanțator, costurile pentru toate proiectele de cercetare ar trebui să fie pregătite folosind sistemul de gestionare pre-premiu al colegiului, utilizând metodologia Costului economic complet (FEC). Prețul ar trebui să țină cont de un nivel acceptabil de recuperare financiară înainte ca cererile de finanțare să fie aprobate, dar nu uitați că mulți finanțatori vor stabili singuri prețul sau îl vor restricționa. Acest proces se va desfășura adesea în paralel cu completarea cererii în conformitate cu cerințele de depunere a finanțatorului (adică depunerea electronică sau formularul de cerere pe hârtie).

Puncte importante de reținut:

Proiecte interdepartamentale și interdisciplinare – Bugetul departamentului principal trebuie introdus în propunerea principală. IP-urile ar trebui să creeze subproiecte pentru oricare dintre partenerii departamentali interni în sistemul de management pre-atribuire; Departamentele colaboratoare ar trebui să-și înregistreze bugetele ca subproiecte separate. Acestea permit unui co-investigator să gestioneze separat costurile, prețul (recuperarea), atașamentele și rutare de aprobare internă pentru cota lor din bugetul global al proiectului colaborativ pentru a-și susține propria investigație științifică. Acestea ar trebui aprobate separat de fiecare departament; Autorizația instituțională va fi furnizată de echipa de servicii de cercetare a departamentului principal, care este delegată să aprobe în numele colegiului.
Proiecte multi-instituționale: Imperial Leading – Costurile Imperial ar trebui să fie introduse în sistemul de premiere ca „proiect principal”, costurile partenerilor de cercetare fiind furnizate separat de organizația parteneră prin intermediul echipei lor de servicii de cercetare. NB: Colegiul nu ar trebui să calculeze costurile în numele partenerilor săi, deoarece costurile fiecărei instituții sunt diferite. Deși finanțatorul consideră premiul ca fiind finanțare comună, din punct de vedere administrativ, o singură instituție va acționa ca „conducător” pentru a coordona și gestiona premiul, transferând fonduri partenerilor săi de cercetare.
Proiecte multi-instituționale: Imperial ca partener – aici Imperial nu conduce aplicația generală, departamentele ar trebui să vizualizeze în continuare procesul de stabilire a costurilor, de stabilire a prețurilor și de aprobare internă, așa cum ar face orice alt tip de aplicație, utilizând sistemul de management pre-acordare și notând cheltuielile generale și ratele de recuperare. Acestea ar trebui aprobate de departamentul și serviciile de cercetare relevante înainte ca costurile finale să fie furnizate partenerului extern principal.
Costuri alocate direct – PI și Timp Co-I – Timpul PI și Co-I sunt estimări ale contribuției fiecărui cadru academic la proiect și introduse ca persoane numite.
Cheltuieli de personal direct suportate – Aceste costuri sunt specifice cercetării și vor fi taxate direct proiectului.
Tehnici indirecți, imobiliari și de infrastructură – Costuri indirecte – Costuri nespecifice de cercetare, cum ar fi consumabilele de birou general și de laborator de bază, suport pentru bibliotecă și alte servicii ale colegiului; Tarif imobiliar – costuri de cercetare legate de sediu, cum ar fi reparații, utilități, chirie, asigurări și echipamente existente; Tehnicieni în infrastructură – asistență pentru sănătate și siguranță, gestionarea magazinelor și a laboratorului, precum și întreținerea și administrarea echipamentelor. Toate aceste costuri sunt calculate folosind ratele stabilite de colegiu și vor depinde de procentul de timp al cadrelor didactice și de cercetare dedicat proiectului.
Costuri directe fără personal – Acest lucru acoperă costurile directe specifice proiectului, de ex. consumabile, călătorii și echipamente. Toate estimările costurilor trebuie să respecte politicile de achiziții ale Colegiului, inclusiv cerințele de licitație și ofertele scrise, acolo unde este necesar (inclusiv orice TVA aplicabil).
Echipamente și facilități – Solicitanții ar trebui să consulte Directorul unităților de cercetare ale colegiului înainte de a solicita echipamente sau instalații noi, iar costurile totale ar trebui să includă TVA, acolo unde este cazul. Un număr limitat de facilități de încărcare FEC sunt disponibile pentru utilizare. Taxele de acces și întreținere pentru utilizarea altor facilități ale Colegiului pot fi incluse numai acolo unde condițiile finanțatorului permit acest lucru.
Preț – Acest lucru ar trebui revizuit și verificat pentru a se alinia la politicile de prețuri ale finanțatorului și ale colegiului înainte de trimitere. NB: Mulți finanțatori nu acoperă costul total al cercetării.

Solicitanții trebuie să citească cu atenție liniile directoare ale finanțatorului pentru a se asigura că toate documentele solicitate sunt furnizate în formatul corect. Documentele suplimentare pot include CV-uri, liste de publicații, declarații justificative ale instituției sau ale șefului departamentului.

Finanțatorii pot specifica limite pentru numerele paginilor, dimensiunea fontului, tipul fontului și dimensiunea marginii pentru fiecare document justificativ. Nerespectarea poate însemna că o cerere este returnată sau respinsă într-un stadiu incipient de evaluare.